Übernahme externer Frachtkosten für Transporte

Gemeinsam mit einem weltweit führenden Anbieter im Bereich der industriellen Reinigung und Hygiene hat GPC eine Standardlösung entwickelt, um Frachtkosten aus externen Systemen in ein SAP® ERP-System und den zugehörigen Transportbeleg zu übernehmen und dort in der gewohnten Weise – einschließlich der Detailinformationen – weiterverarbeiten zu können.

Die Aufgabenstellung Frachtkosten aus einem TMS inkl. aller Detailinformationen (Service Codes, Steuersätze und -beträge) in die entsprechenden Transporte zu übernehmen, um Rückstellungen bilden und später eine automatische Frachtabrechnung durchführen zu können, schloss die bis dato verfügbaren Möglichkeiten für externe Frachtkosten im GPC-Standard aus:

  • Erfassung von Transportpauschalen
  • Übernahme von Frachtkosten aus den GPC-Erweiterungen Transportkopf bzw. Transportabschnitt
  • Verwendung von Werten aus Konditionen der Preisfindung von SD-Belegen
  • Ermittlung von Frachtraten aus externen Systemen

Bereits in der Konzeptionsphase wurde schnell klar, dass aus diesen kunden-spezifischen Anforderungen gemeinsam eine Standardlösung entstehen soll, die aufgrund des engen Projektzeitraums von 6 Monaten zunächst nur die grundlegenden Funktionen der Pilot-Installation abdecken soll und im Rahmen des Roll-Outs auf weitere Standorte und Transportprozesse dann komplettiert wird.

Zur Vereinheitlichung der Abläufe bei der Verarbeitung von geplanten Frachtkosten (Rückstellungen für einzelne Transporte im Vorfeld) und der späteren Abwicklung von Frachtrechnungen, werden in beiden Fällen Nachrichten basierend auf dem IDoc-Typ INVOIC02 verwendet.

In der Pilotanwendung werden Frachtkosten je Transport übermittelt, abschnitts- oder lieferungs-bezogene Frachtkosten kommen zunächst nicht vor. Die übertragenen Frachtkosten werden je Service Code in GPC-Konditionsarten umgewandelt und mit Frachtwert und Steuerinformationen als Frachtergebnis im GPC-FMS abgespeichert. Somit stehen die Kosten umgehend im GPC-Standard zur Verfügung und die Rückstellungen können wie gewohnt gebildet werden; Auch die automatische Versorgung von CO und BI (via der GPC-Statistik) ist hierdurch sichergestellt.

Im Rahmen der Verarbeitung von Frachtrechnungen werden Abweichungen zu ggf. vorhandenen Plankosten (Rückstellungen) zunächst je Kostenelement (Service Code) ausgeglichen; Zusatzkosten werden mit eigenen Konditionsarten zu den einzelnen Transporten hinzugefügt. Mit Freigabe des Rechnungsbelegs in GPC kann die Frachtrechnung in FI übergeleitet und gleichzeitig die zugehörigen Rückstellungen (je Transport) aufgelöst werden. Auch die Informationen in CO und BI/Statistik werden automatisch aktualisiert. Durch den detaillierten Abgleich von geplanten und tatsächlichen Frachtkosten (Rückstellung <-> Frachtrechnung) im Rahmen der Rechnungserstellung stehen im BI Auswertungsmöglichkeiten zu Dienstleister-Qualität, aber auch zu entstandenen Zusatzkosten zur Verfügung.

Nach erfolgreicher Produktivsetzung für LKW-Direkt-Verkehre in Kanada, sind für das nächsten Jahr zum einen die Abwicklung von See-Containern (einschließlich LKW-Vorlauf) geplant, und zum anderen ein Roll-Out nach USA einschließlich Sammelladungen.